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Kostenerstattung für Aktive


Grundsätze zur Kostenerstattung für Vereinsmitglieder des Bürgernetz Weihenstephan e. V.

Viele Mitglieder des Vereins opfern erhebliche Freizeit für den Verein. Dieses Engagement ist ehrenamtlich und von Idealismus getragen. Diese Arbeitsleistung wird deshalb nicht finanziell honoriert. Damit nicht zusätzlich zur Freizeit auch noch finanzielle Opfer gebracht werden müssen, werden die Auslagen nach den folgenden Grundsätzen erstattet.
  1. Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

    Erstattung gegen Beleg.

  2. Fahrtkosten mit eigenem Fahrzeug

    pro gefahrenem Kilometer:
    PKW   EUR 0,30
    Motorrad   EUR 0,13
    Fahrrad   EUR 0,05

  3. Telefonkosten

    Zu den vereinsbedingten Telefonkosten zählen Telefonate und Internet-Verbindungsgebühren, soweit sie im Vereinsinteresse anfallen (z.B. Tests, Verwaltung).

    Die vereinsbedingten Telefonkosten werden in geeigneter Form nachgewiesen. Zum Beispiel können auf Einzelverbindungsnachweisen die betreffenden Gespräche markiert werden oder aus TK-Anlagen können die Gespräche einer Kostenstelle oder einer MSN aufgelistet werden. In Einzelfällen können die Verbindungen auch mit Aufschrieben über Datum, Zielnummer und Zeitdauer abgerechnet werden.

    Pauschalabrechnungen (z.B. 20 EUR/Monat) werden vom Finanzamt nur anerkannt, wenn der Pauschalbetrag zuvor durch Einzelaufschriebe über mehrere Monate nachgewiesen wurde.

  4. Tagegeld

    Abwesenheit unter 8 Stunden   nichts
    Abwesenheit 8 bis unter 14 Stunden   EUR 6,00
    Abwesenheit 14 bis 24 Stunden   EUR 12,00
    Abwesenheit ganzer Kalendertag   EUR 24,00
    Voraussetzung: mindestens 15 km Entfernung vom Wohnort

  5. Sonstige Auslagen

    Andere Auslagen (z.B. Parkgebühren, Porto) werden gegen Beleg erstattet. Aus steuerlichen Gründen müssen alle Belege auf den Verein ausgestellt sein und die Mehrwertsteuer ausweisen. Nur für Kleinbeträge unter EUR 50 genügen einfache Kassenzettel. In begründeten Einzelfällen können die Kosten auch mit einem Ersatzbeleg geltend gemacht werden.

  6. Form

    Es wird mit unserem jeweils aktuellen Formular abgerechnet, das im Excel-97-Format bereitgestellt wird. Folgende Regeln gelten zum Ausfüllen:

    • Kilometer bzw. Beträge werden erst in der jeweils letzten Zeile addiert
    • Nicht benützte Teile können gelöscht werden
    • Zusätzliche Zeilen können eingefügt werden
    • Belege kleiner DIN A5 werden auf ein A4-Blatt aufgeklebt

  7. Frist

    Die Abrechnungen sind zeitnah zu erstellen und spätestens innerhalb von 2 Monaten einzureichen.

Alle Mitglieder des Vorstands, der Arbeitskreise und Mitglieder mit definiert übertragenen Aufgaben rechnen ihre Auslagen nach obigen Regeln ab. Vorstandsmitglieder und AK-Leiter können auch Fahrtkosten zu den routinemäßigen Vereinstreffen geltend machen. Die Abrechnungen werden von einem Vorstand durch Unterschrift anerkannt.

Das Abrechnungsformular (Excel 97) muß mit Belegen schriftlich beim Schatzmeister des Bürgernetzes eingereicht werden:

Edmund Osowski
Hennengasse 18
85435 Erding

Abrechnungsformular (Excel 97) - Beispielformular (Excel 97)


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